5 способов организовать контроль билетов на входе

Есть несколько способов проверки билетов, которые мы можем порекомендовать. В зависимости от формата мероприятия и количества участников выберите подходящий вариант.

Ниже обзор 5 наиболее удачных способов проверки, а также их особенностей и ограничений:

  1. Распечатать список и отмечать галочками
  2. Собирать распечатанные электронные билеты
  3. Сканировать QR-коды любым телефоном
  4. Приложение Timepad Check-in для iOS и Android

Распечатать список и отмечать галочками 

Это самый очевидный и простой способ, которым по привычке пользуется большинство организаторов. Однако привычность, пожалуй, единственное его преимущество. Зато недостатков много:

  • Если список достаточно большой и не умещается на одном листе, поиск участников занимает много времени, а, значит, приведет к скоплению очереди.
  • Если билеты проверяют несколько человек одновременно, каждый со своим списком, данные в этих списках никак не синхронизируются между собой. Соответственно, систему очень легко обмануть – пройти под одним именем через разных контролеров.
  • Очень часто после мероприятия не хватает сил перенести данные в электронный вид, чтобы сохранить их. Бумажка теряется, а вместе с ней и данные.

Мы рекомендуем этот способ для небольших мероприятий — на 10-20 человек. В этом случае простота может перевесить все недостатки этого способа.

Собирать распечатанные электронные билеты участников 

Это второй очевидный способ, позволяющий ускорить процесс проверки в сравнении с проверкой по спискам. Однако его нельзя назвать панацеей. Этот способ обладает теми же недостатками, что и первый: никакой надежности проверки и сложный процесс обработки данных после мероприятия.

Дополнительный недостаток – если участник забыл распечатать билет, вы будете вынуждены либо не пустить его, либо пропустить «зайцем» без отметки о посещении.

Этот способ стоит использовать только в качестве плана В на случай, если произойдет какой-то сбой в основном способе контроля.

Сканировать билеты приложением для считывания QR-кодов

QR-коды на наших билетах можно сканировать любым приложением для считывания QR-кодов, это может быть как сканнер встроенный в вашу камеру, так и специальное приложение.  

В QR-коде зашифрована ссылка на страницу проверки билета, чтобы открыть эту страницу авторизуйтесь как организатор в браузере телефона.

При сканировании на экране телефона отобразится статус билета: проход разрешен, билет уже использован, билет недействителен и др.

Этот способ имеет большой плюс — для него подойдет телефон любой модели, но есть ряд ограничений:

  1. Для работы требуется стабильное соединение с интернетом, если пропадает интернет — проверку проводить невозможно;
  2. Невысокая пропускная способность: чтобы считать QR-код и открыть проверочную страницу, в среднем уходит не меньше 10 секунд. Поэтому, если у вас ожидается большой поток участников за короткое время, этот способ не подойдет.

Этот способ мы рекомендуем для небольших, неформальных мероприятий – вечеринок, посиделок, творческих мастер-классов и т.п.

Приложение Timepad Check-in 

Это наше обновленное приложение для быстрой и удобной проверки билетов. Оно лишено недостатков всех перечисленных способов:

  • никаких ограничений на количество регистраций нет,
  • чтобы начать работу нужно несколько телефонов и люди,
  • после загрузки базы проводить проверку можно без подключения к интернету. После проверки снова подключитесь к сети — данные автоматически загрузятся в личный кабинет на Timepad.

Подробную инструкцию по настройке и использованию читайте в нашей статье "Что такое Timepad Check-in?"

Работает очень просто: 

1. установите приложение на телефон,

2. войдите в систему как организатор (пароль и логин совпадают с данными для входа на сайт) или как волонтер,

3. загрузите список участников, выбрав нужное событие, 

4. сканируйте QR-код на билете камерой телефона, с помощью функции авторегистрация — достаточно навести камеру на qr-код и билет будет проверен автоматически.

Если точек контроля несколько, информация синхронизируется со всеми остальными контролёрами по wifi, а вероятность повторного прохода исключена.

Если участник забыл билет – ничего страшного. Его легко найти по имени, фамилии или электронной почте и отметить пришедшим.

Сканировать можно как бумажные (распечатанные) билеты, так и билеты в электронном виде.

После мероприятия полная статистика о посетителях и их количестве будет доступна в настройках события: в разделе «Проверка билетов» → «Статистика проверки» вы найдете общее число посетителей. Чтобы узнать контакты и имена посетителей, скачайте выгрузку участников в разделе «Участники» → «Список заказов» → кнопка «Экспорт» → «Список участников».

Обязательно установите приложение заранее до начала мероприятия и протестируйте его на своем устройстве — убедитесь, что база загружается, а проверка работает корректно. 

Если возникнут вопросы или неполадки, свяжитесь с нами через эту форму — поможем разобраться.