Как проверить суммы в актах Timepad

Сумма проданных билетов за месяц

Участники события оплачивают билеты через платежные системы, представленные на нашем сайте, затем средства от продажи поступают на наш расчетный счет. Сумму за вычетом комиссии вы видите во вкладке "Организация → Финансы → Доходы". Она складывается из 2 частей: продажи физическим лицам и продажи юридическим лицам (если вы работаете с как юридическое лицо или ИП и принимаете через нашу систему оплаты по счету от других компаний). В этой статье расскажем, как проверить каждую из них.

Сумма проданных билетов физическим лицам

Во вкладке Организация в разделе «Отчеты» скачайте таблицу в excel с анкетными данными участников или с информацией о заказах за любой период. Для этого укажите диапазон дат.

Важно! Даты выбираются не включительно. Поэтому, чтобы получить выгрузку за месяц укажите период, например, с 30 числа предыдущего месяца по 1 число следующего за отчетным. То есть, если вы хотите провести сверку за сентябрь, выберите период с 31 августа по 1 октября. 

Проверьте, что в выгрузку не попали лишние заказы, а если попали — удалите их. 

Для получения выгрузки с расчетом комиссии о проданных билетах выберите тип отчета — «Выгрузка заказов по оплатам», а затем поставьте галочку "Выделить все", чтобы в отчет попали продажи по всем событиям за указанный период. Если событие было одно — установите галочку только на него. 

В зависимости от размера выгрузки она скачается на "рабочий стол" или придет на электронную почту, под которой вы зашли в личный кабинет организации (этот адрес отображается в правом верхнем углу сайта). В полученном файле отфильтруйте заказы:

  • по "Дате оплаты" — проверьте, что платежи за предыдущий месяц не попали в выгрузку, 
  • по полю "Статус заказа", выберите только те статусы, по которым поступили платежи, то есть "забронировано", "бесплатно", "просрочено" в данном случае не нужны,
  • по полю "Тип оплаты" → "Онлайн оплата".

Суммируйте стоимость оставшихся заказов в поле "Цена заказа" и получите сумму продаж за месяц до вычета агентской и лицензионной комиссии Timepad. 

Агентская комиссия отражена в поле "Комиссия за совершение сделок (эквайринг)" и "Комиссия за поддержку покупателей".

Расчет лицензионной комиссии происходит по результатам отчетного периода, а ее размер может меняться в зависимости от объема продаж за месяц или тарифа. Эта часть комиссии будет отражена в отдельном акте.

Подробный расчет своего тарифа вы найдете в разделе "Организация → Финансы → Тарифы". Например, расчет тарифа "Партнерский" выглядит так:

То есть лицензионное вознаграждение составляет 3%, значит 3% от суммы продаж необходимо вычесть вместе с расходами на агентскую комиссию. После вы получите сумму чистой прибыли за отчетный период.

Если сумма не совпала — заполните эту форму  и напишите нам, поможем разобраться.

Важно! Если у вас подключены комиссии сверху (например, подключен тариф Развлекательный), сумма заказов в выгрузках включает эту комиссию, но в акте она не отражается. Чтобы получить нужную сумму не учитывайте процент на участнике при расчетах.


Сумма проданных билетов юридическим лицам

Во вкладке «Отчеты» создайте отчет в разделе «Выставленные счета для оплаты». Укажите максимально широкий диапазон дат — в идеале с момента создания самого раннего из событий, на которые шли продажи в нужном месяце, и до текущего дня. Выберите все события в аккаунте.

В полученной выгрузке в Excel отфильтруйте заказы по полю «Дата оплаты» — выберите нужный вам месяц. У вас должна получиться сумма продаж из акта.

Если сумма не совпала, попробуйте взять диапазон дат для выгрузки еще шире и проверить, что выделены все события в аккаунте. Если это не поможет — заполните эту форму  и напишите нам, поможем разобраться.


Комиссия за месяц

Комиссия Timepad складывается из 3 составляющих: комиссии по билетам для физлиц, комиссии по билетам для юрлиц и скидок.

  1. Комиссии по физлицам. Откройте выгрузку заказов за месяц, в который вы сверили суммы продаж физлиц за месяц (убедитесь, что фильтры стоят правильно и сумма продаж совпадает). В последних 2 колонках в файле указываются части агентской комиссии, которые были взяты с каждого заказа. Просуммируйте их. Лицензионную комиссию рассчитайте самостоятельно, исходя из выбранного тарифа (проверьте во вкладке "Организация → Финансы → Тарифы" размер комиссии и возможные скидки). 
  2. Комиссии по юрлицам. Откройте выгрузку заказов за месяц, в который вы сверили суммы продаж юрлиц за месяц (убедитесь, что фильтры стоят правильно и сумма продаж совпадает). В последних 2 колонках в файле указываются части агентской комиссии, которые были взяты с каждого заказа. Просуммируйте их. Лицензионную комиссию рассчитайте самостоятельно, исходя из выбранного тарифа (проверьте во вкладке "Организация → Финансы → Тарифы" размер комиссии и возможные скидки). 
  3. Расчет скидок. При определенных условиях в зависимости от тарифа вы можете получить скидку на комиссию TimePad. Вы можете узнать начисленную вам скидку в личном кабинете в разделе «Доходы», а также в акте-отчете. Сумма скидки получается умножением суммы продаж за месяц на процентную ставку скидки.
  4. Сложите комиссии по физлицам и юрлицам, вычтите сумму скидок. У вас получится сумма, указанная в акте.


Возвраты билетов и комиссии за возврат

Для начала расскажем как работает система возвратов на Timepad. Есть 2 основных режима возврата билетов: с комиссией на продавце и с комиссией на покупателе. В первом случае покупатель получает назад полную стоимость билета, а все комиссии удерживаются с продавца. Во втором случае покупатель компенсирует продавцу понесенные им расходы.

Рассмотрим на примере, как это работает. Допустим, был продан и необходимо вернуть стоимость в 1000 рублей. Комиссия за продажу билета составила 9,5% (95 рублей), комиссия за возврат — 5% (50 рублей).

  • Режим «Комиссия на продавце». Покупателю мы отправляем 1000 рублей, эта сумма будет указана в акте в строке с суммой возвратов покупателям. Комиссия за возврат (50 рублей) указывается в строке с комиссиями за возврат. Комиссия за продажу билета (95 рублей) уже учтена в сумме комиссий за продажу билетов. Таким образом, с организатора суммарно удерживается 1000 + 95 + 50 = 1 145 рублей, то есть больше, чем изначальная цена билета.
  • Режим «Комиссия на покупателе». Мы вычитаем из суммы возврата все комиссии и отправляем покупателю 1000 - 95 - 50 = 855 рублей. Эта сумма будет указана в акте в строке с суммой возвратов покупателям. В строке с комиссией за возврат будет указана комиссия за возврат — 50 рублей. Комиссия за продажу билета (95 рублей) уже была учтена в строке с комиссиями за продажу билета. Таким образом, несмотря на то, что формально удержаны те же комиссии, что и в первом случае, реально организатор ничего не теряет. Он получил за билет стоимость 1 000 рублей — 905 рублей, и списано с него ровно столько же — 855 + 50 = 905 рублей. 


В акты в раздел «Возвраты» попадают все суммы, которые мы вернули участникам, в раздел комиссия за возврат — все суммы, которые списаны как комиссия. Даже если все комиссии вы перекладываете на участников, формально платите ее вы, а участник просто компенсирует ваши затраты, получая меньше денег назад.

Все оформленные за месяц возвраты вы найдете в разделе «Организация → Финансы → Возвраты билетов». А также в разделе «Доходы» по строкам с назначением «Возврат билетов» и «Вознаграждение агента за возврат» за нужный период со статусом «Завершен». Вы также можете соотнести эти списания с возвращенными билетами в выгрузке заказов. Имейте в виду, что статус билета может поменяться не одновременно с переводом денег покупателю — обычно билет помечается возвратом сразу, а перевод денег может произойти чуть позже.


Остаток денег на счете Агента

Это сумма, которая находится на вашем балансе в Timepad на конец месяца. Ее посчитать очень просто:

  1. Берем остаток из прошлого акта
  2. Прибавляем к нему общую сумму продаж (строка 2)
  3. Вычитаем комиссию (строка 3)
  4. Вычитаем средства, возвращенные покупателям (строка 4)
  5. Вычитаем комиссию за возвраты (строка 5)
  6. Вычитаем сумму переведенных средств в счет оплаты услуг (строка 6)
  7. Вычитаем сумму перевода на ваш счет (строка 7)

Полученная цифра — остаток — строка 8. Не забывайте про копейки!


FAQ

Почему сумма продаж не совпадает с балансом в разделе «Доходы»?

В разделе «Доходы» указывается сумма, доступная к переводу на ваш расчетный счет. Из нее уже вычтены комиссии Timepad, а также возвраты, списания и заказанные переводы средств.

Почему сумма продаж в выгрузках не совпадает с суммой продаж в «столбиках» на графике на главной странице организации?

Могут быть 2 причины: либо вы работаете с комиссиями сверху (в выгрузке они учитываются, а на графике нет), либо вы что-то неправильно посчитали.

Почему сумма продаж в выгрузках не совпадает с суммой продаж в разделе «Статистика продаж» по событию?

В обзоре по событию учитываются только проданные билеты, при этом комиссия не вычитается.