5 способов организовать контроль билетов на входе

Есть несколько способов проверки билетов, которые мы можем порекомендовать. Для разных мероприятий, в зависимости от формата и количества участников, подойдут разные варианты.

Ниже обзор 5 наиболее удачных способов проверки, а также их особенностей и ограничений:

  1. Распечатать список и отмечать галочками
  2. Собирать у участников распечатанные электронные билеты
  3. Приложение TimePad Check-in для Android
  4. Сканировать QR-коды любым телефоном
  5. Профессиональные системы контроля доступа (СКД)

Распечатать список и отмечать галочками – самый очевидный способ, которым по привычке пользуется большинство организаторов. Но привычность – это, пожалуй, единственное его преимущество.

Зато недостатков много:

  • Если список достаточно большой и не умещается на 1 листе, поиска участников занимает очень много времени – а значит, будут очереди.
  • Если проверяют сразу несколько человек, каждый со своим списком, данные в этих списках никак не синхронизируются между собой. Соответственно, систему очень легко обмануть – пройти под одним именем через разных контролеров.
  • Очень часто после мероприятия не хватает сил перенести данные в электронный вид, чтобы сохранить их. Бумажка теряется, вместе с ней пропадают и данные.

Мы можем рекомендовать этот способ только для совсем маленьких мероприятий, на 10-20 человек. В этом случае простота может перевесить все недостатки этого способа.

Собирать у участников распечатанные электронные билеты – второй очевидный способ, который позволяет ускорить процесс по сравнению со списками, но тоже не панацея.

Он обладает всеми теми же недостатками, что и первый: никакой надежности проверки и очень сложно обрабатывать данные после мероприятия.

Дополнительный недостаток – если участник забыл распечатать билет, вы будете вынуждены либо совсем не пустить его, либо пропустить «зайцем», без отметки о приходе.

Такой способ стоит использовать только как вариант Б на случай, если произойдет какой-то сбой в основном способе контроля.

Приложение TimePad Check-in для Android – намного более прогрессивный способ проверки билетов, чем первые два.

Работает очень просто: устанавливаете приложение, загружаете список участников, а дальше вы сканируете штрих-код на билете камерой телефона и «отрываете корешок» билета в приложении – билет проверен. Если точек контроля несколько, информация тут же синхронизируется со всеми остальными контролерами, и вероятность повторного прохода исключена.

Если участник забыл билет – ничего страшного. Вы можете спокойно найти его в базе по имени и фамилии и отметить пришедшим. После мероприятия у вас остается полная статистика о том, кто пришел на мероприятие.

У этого способа есть только 2 недостатка:

  • Необходим телефон на платформе Android, желательно, достаточно новый, чтобы обеспечить хорошую скорость работы.
  • Даже самый мощный телефон не справится с событием, на которое зарегистрировано больше нескольких сотен участников, просто потому что мощность телефона все же не так велика.

Мы рекомендуем использовать этот способ для всех мероприятий с количеством участников до 300 человек. Обязательно установите приложение заранее и протестируйте его работу на своем устройстве: убедитесь, что все загружается и работает. Если возникнут вопросы или неполадки – напишите нам на support@timepad.ru, мы поможем разобраться.

Если нет телефона на Android, сканировать QR-коды можно и любым другим телефоном. В QR-коде зашифрована ссылка на страницу для проверки билета: при сканировании на экране телефона отобразится статус билета (проход разрешен, билет уже использован, билет недействителен и др.)

Этот способ позволяет избежать недостатков предыдущего: для него подойдет телефон любой модели, и даже не обязательно самый мощный. Но и у него есть свои ограничения:

  • Для его работы требуется стабильное соединение с интернетом, если пропадает интернет – проверку проводить невозможно
  • У него все-таки достаточно невысокая пропускная способность: чтобы считать QR-код и открыть проверочную страницу, в среднем уходит не меньше 10 секунд. Поэтому, если у вас ожидается большой поток участников за короткое время, этот способ не подойдет

Мы рекомендуем это способ для небольших и неформальных мероприятий – вечеринок, посиделок, творческих мастер-классов и т.п.

Профессиональные системы контроля доступа (СКД) лишены всех вышеперечисленных недостатков. Они работают очень быстро (на проверку билета уходит 1-2 секунды), не требуют обязательного соединения с Интернетом, подходят для мероприятия любого масштаба, защищают от подделок и повторных проходов и собирают всю возможную статистику.

Часто на крупных площадках уже есть та или иная СКД: турникеты со сканнерами билетов, ручные сканнеры штрих-кодов или мобильные терминалы сбора данных. Уточните у администраторов площадки, есть ли у них такое решение.

Что делать, если на площадке нет своей СКД? В таких случаях вы можете арендовать ее через TimePad. Мы сотрудничаем с поставщиками СКД, которые обслуживают многие крупные концертные и спортивные площадки России. Используется наиболее гибкая из возможных технологий – мобильные терминалы сбора данных. Это небольшие беспроводные устройства, которые сканируют штрих-коды и по Wifi обмениваются данными о билете с общим сервером. Такое решение подойдет для любой площадки и легко масштабируется на любое количество участников.

Единственный недостаток профессиональных систем контроля доступа – их цена. Однако, по нашему опыту, для крупного события это единственный работающий вариант проверки билетов, и затраты на его использования всегда оправдываются отсутствием очередей и надежностью.

Для каждого события стоимость рассчитывается индивидуально и складывается из аренды терминалов, аренды программного обеспечения для проверки билетов и оплаты труда контролеров.

Чтобы узнать условия и стоимость использования системы контроля доступа для вашего мероприятия, напишите нам на support@timepad.ru.

Сравнить инструменты для check-in и выбрать подходящий