Бухгалтерия требует отчетные документы по оплаченным билетам. Как их получить?

Мы всегда предоставляем документы, подтверждающие оплату билетов на мероприятия. Но схема действий будет разной в зависимости от того, кто платил: сам участник (физлицо) или компания (юрлицо). Следуйте инструкциям ниже, чтобы подготовить отчетность для бухгалтерии правильно.

Билеты на событие оплачивали сами участники (только физлица)

Билеты на событие оплачивали и физлица, и юрлица

Как правильно составить счет-фактуру

Билеты на событие оплачивали сами участники (только физлица)

До 10 числа мы отправляем организатору закрывающий акт с данными о продажах за прошедший календарный месяц. В качестве покупателя в этих документах мы указываем физлиц, оплативших билеты на ваши мероприятия. Если вы не можете найти письмо с этими актами, загляните в личный кабинет («Организация» — «Документы» — «Закрывающие акты») — там они тоже есть.

В закрывающих актах есть все данные, нужные для составления счета-фактуры. Из п. 3.1 возьмите сведения об оказании услуг и отразите их в сводном документе. В графе «Покупатель» достаточно написать «физлицо». 

Столбцы 1а-4 тоже нужно заполнить. Как это сделать, лучше подскажет ваша бухгалтерия — у нее может быть не такой способ ведения учета, как у нас. 

Дата составления счета-фактуры — последнее число отчетного месяца. То есть если вы делаете сводный документ за август, датируйте его 31 августа.

Билеты на событие оплачивали и физлица, и юрлица

Каждый месяц мы делаем закрывающие акты: выставляем счета-фактуры покупателям билетов на ваши события, а после того, как они их заполнят, пересылаем вам. Обычно такое письмо приходит до 10 числа месяца, следующего за отчетным. Также ежемесячный акт вы можете найти в личном кабинете организатора: «Организация» — «Документы» — «Закрывающие акты»

Через один или два дня после отправки ежемесячных закрывающих актов, мы высылаем организаторам ссылки на пакет универсальных передаточных документов (или УПД, как его принято называть в бухгалтерии). И в ответ мы ждем такой же сводный документ от вас.

Как правильно составить счет-фактуру

В графу «Продавец» внесите данные вашей компании, а в графу «Покупатель» — человека или организации, оплатившей билеты на ваше событие. Информацию для второй графы возьмите из УПД, которые мы прислали. 

Указывать в качестве покупателя Timepad не нужно, потому что мы выступаем в роли агента. Покупателем является тот, кто оплачивал билеты на ваше событие: это может быть как физическое лицо, так и организация. Их данные вы и должны внести в графу 1-11.

Остальные строки заполняются так:

  • В строке 1 укажите дату выписки тех УПД, которые мы прислали, а также номер счета-фактуры в соответствии с вашей индивидуальной нумерацией.
  • В строках 2, 2а, 2б — название, адрес, идентификационный номер вашей компании и код причины постановки на учет, — все точно так же, как в учредительных документах.
  • 6, 6а, 6б — название, адрес, идентификационный номер компании, оплатившей билеты на ваше событие, код причины постановки на учет. Убедитесь, что эти данные совпадают с информацией в учредительных документах. Проверить это можно на сайте https://egrul.nalog.ru/.

Если несколько УПД датированы одним числом, данных из них можно указать в одном сводном счете-фактуре: просто перечислите всех покупателей через точку с запятой.

Если у вас остались вопросы по этим документам, пишите на support@timepad.ru — разберемся вместе.